不要让数据毁了ERP机械厂

很难想象没有数据的ERP是何等样子的。然则,实际境况又是何许的呢?

遵照AMT的研讨,在那个上线不成事仍旧上线后掉线的案例中,有高达70%的门类都有一个协同的直接原因,这就是在数量上出了问题。有的是在数码还没有准备好,诸多数量不准确、不完全的境况下就急速上线;有的则是事情没有理顺,出现一数多据的场馆,不清楚该相信哪个数据;还有的是上线运行后操作人员未即时更新工作数据导致系统内的多少失真等等,即便数额问题的显示不尽相同,但说到底的结果都是平等的,这就是我们忙了数月到手的是一个并未数量的ERP系统。

这实在是一个令人笑不起来的奚弄。

于是乎,人们在好奇、困惑、迷茫后,终于爆发了那样的叫喊:不要让数据毁了ERP。

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多少的最首要

经验阐明,作为管理改造工程的ERP项目,花在系统实现和技能准备上的大运并不多,80%之上的年月是花在了由上至下全程的三大任务上,即全程的宣传培训、全程的数据准备和全程的军事管制变革。这四个全程缺一不可,其中尤以数量准备工作量最大。

说到多少在ERP项目中的首要性,恐怕没有人会否认。我们最常挂在嘴边的一句话是“三分技术、七分管理、十二分多少”,以此来表明对数据的中度重视。然则数据问题成为ERP项目高失利率的要紧缘由之一这不争的真相,又不得不让人反思症结到底在何地。

 

为什么数据是一个大题材?

成百上千店铺在未曾上信息化以前使用手工情势展开管制。手工格局下的数目,更多的是以机关为单位开展保管的。部门中间用单据进行业务数据的萍踪浪迹,部门内用台账举行数量记账,月首通过对账保持部门内和部门中间数据一致。这种延用了几十年的军事管制章程,与利用信息化举办数量管理的琢磨和落实手段有很大距离。

手工数据的特点是:分散、口径不一样、冗余、不规范。这样一来,同一数据在同一时间点上,会在不同机关、以不尽相同的叙述和内容表现出来,在时刻和空间上也是不平等的。那肯定与ERP所追求的如出一辙数据在系统中保障惟性、共享性的眼光有很大差异。再增长由于历史的原因,公司中的很多数目依然不全,要么账实不符,集团一再要在上ERP的同时清产核资工作,这无形中加重了ERP数据准备的难度。

 

哪些举行数量准备?

多少准备是一项巨大而麻烦的干活,所以越早开展越好。并且应该贯穿ERP项目举办的全经过。那么一个ERP项目应当怎么从一团乱麻中理出头绪,在ERP系统上线前后分步骤地抓好数据准备吗?为了表明问题,先讲一个成功推进数据准备的案例吧。

老李是某钢铁公司信息部的负责人,在集团的六个工作和管制职位上供过职,对公司整个的情事都很熟练,也好不容易一个老钢铁了。

店家的ERP项目刚好启动,他就隐约觉得数据是一个大问题,因为公司几十年沉淀下来的数据量巨大,且有诸多不全、不准、不同等的场所,要想在上线从前将这多少个境况搞通晓,就非得尽快出手。在咨询集团的扶持下,他抽调专人组成数据组,与ERP项目推行并行开展工作。遵照计划,他分为三大步骤,首先是让各业务部门先盘点总计一番,摸清家底,这花了大半个月;之后是对采集上来的数额分类整理,制定统一的编码规则,这花了多少个多月的时刻,这步成功后,基础数据也就着力做到了;第三步是下发编码规则,并要求业务部门按新编码重新整理现有数量,并在上线在此之前一个月内实物盘点,在上线在此以前拿出期初数据。经过一番细密的布置和大气的办事,数据准备终于和项目进行联合完成,并且数据的质地是有保险的。

从那一个案例中我们可以看出数据准备的步调和一般规律。

先是步:搞通晓有哪些数据要准备

俺们可以简单地将ERP实施所要准备的数目分为两大类:即静态数据和动态数据,也可称为基础数据和事务数据。

静态数据是指开展业务活动所急需的基础数据,如物料基本信息、客户、供应商数量、财务的教程序列等。静态数据的特性是它在全体数据的生命周期中基本保持不变,同时它是动态数据的底子,集团所有业务人士通过调用静态数据来维系一致数据在一切系列中的惟性。

动态数据是指每笔业务暴发时暴发的事务处理音讯。例如销售订单、采购订单、生成指令等。动态数据遵照时点来分,又可以分成期初数据和通常数据。其中上线时点的数码对ERP上线前的数码准备更加关键,它代表系统在期初上线这样时间点上,公司动态数据的当下情状,大家称其限期初数据(或者叫做开首数据)。期初数码既包括上线时点所有物品库存的数量、金额,财务科目标余额,也包罗那个未完未结的作业单据,象未交货的销售订单、未给付的进货订单等。

任凭是静态数据依然动态数据,在ERP系统中都亟须是无比的。为了保证数据的惟一性,就要给这些数据编码。所以,在进展两大类数据准备从前,另一项更基础的劳作必须先成功,这就是编码规则。

咱俩得以将数据的分类和数码准备的程序次体系表如下,并对每项数据计划一个收集表,下发到各单位,摸底调查。

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在拥有的数量中,物料数据是数量最多、分布最广的。那里所指的物料包含的限量很广,既包括原材料、半成品、产成品,也包罗设备、固定资产等。物料分类则是按照物料的某些性能对物品举行归类,例如一个机械厂将其物品分为:产品、部件组件、零件、铸件、锻件、刀具、量具、夹具及其余工装等。所以要率先把工作主体放在物料数据准备上。

第二步:制定编码规则和到位基础数据搜集

在明确有怎么样数据要未雨绸缪后,就可以出手编码了。实际上,数据准备干活中最难的是制定编码规则,这也是最占用时间的劳作。一个考虑周到的编码序列亟待跨机构多次研商。不同的数量也许有不同的编码结构,但无法不遵询共同的编码原则:

1)惟一性

总得保证一个编码对象仅被给予一个代码,一个代码只映现一个编码对象。

2)
实用性

编码体系应该符合公司的业务特点和管理需求,既充裕考虑公司提升对消息编码的急需、又兼顾集团的现状。要从实用性出发,领悟好编码的颗粒度,过细的编码不实用,过粗的编码不管用。

3)
统一的编码结构

编码由一个要么若干不比分类角度的分类码构成,统一的编码结构含意如下:

其他对象在其总体生命周期内标识码保持不变,所有分类码具有同样的编码结构。图示为三段柔性分类码结构,并且采用顺序码作为二级代码,以担保编码的惟一性。

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分类码各段之间可以具有隶属关系,构成树状结构。

4)
标准化

编码应加强标准水平,充裕考虑到与外部环境的后续而尽可能与相关国家、行业标准相契合。例如利用国家标准所规定的行业分类作为行业编码,邮编作为地点编码等。

5)
便于ERP系统处理

由于编码将在电脑信息处理系统中得以兑现,故编码应当符合数据处理的要求,便于用微机处理。

6)
易用性

编码应尽可能好记易用。所以要在满意要求的情形下尽可能的短小,常用的编码应尽量制止字母与数字混合,以增进录入功效。

实质上,编码问题不要只是是一个技能问题,也不只是ERP实施小组的作业。它牵涉到不同的部门,需要考虑管理现状、业务特性、历史数据等成套。所以成立社团人力和安排充裕的岁月异常至关首要。一般的做法是在品种实施小组中确立跨职能部门的数据小组,由专人负责,各职能部门的人口都要出席数据小组,视工作难度和工作量来确定是全职如故兼职参加。

形成编码规则后,依照编码规则逐条确定静态数据和编码,从而形成整个静态基础数据的重整工作。

其三步:期初数量准备和序列上线

有了根基数据,就有了ERP运行的基本功。但ERP上线后,系统里的数据是否可以反体现实情况,就要看期初数据能不可能即刻准确地录入系统了。

出于期初数据彰显的是上线那么些时间点的多寡,因而过早准备是绝非意义的,这么些事务处理数据都是动态的,每一天都在变化无常。由此做到期初数据准备需要更小巧的时间表,平日会这么安排计划:

依照ERP项目标施行进度,确认上线时间,并展开项目管控。

在上线以前一个月内开展完善的库存盘点,并在财务上举行盘盈盘亏处理。盘点时利用新的编码规则。

务求各业务部门在上线以前尽量处理完未结清的订单和应收应付单据,以缩减手工和类别切换的难度,同时也暴跌日后对账的工作量。

在上线以前两周,集中人力将静态数据导入或者录入系统。

在上线时点将库存期初、科目余额和未结单据录入系统。可视数据量的多少适当提前或者滞后录入,但要保持系统中的数据与事实上境况适合。

在上线后的一个月内,通过核对手工账和钱物,检查系列数据是否确切,并查获差距所在,进行调整。

谈到对账,这里再多说几句。由于ERP的类别贯彻不是简简单单的效仿手工作业,由此在系统上线前后,业务处理格局可能会不同,会有部分数目是对不上的。对不上的缘由除了确实账实不符、账账不符外,前后的总结和管理的尺度不雷同也是促成数据根本对不上的一个重点原由,毕竟数据的正儿八经都不一致了。比如为了核算标准而扩大的连接科目会招致另一对科目余额不同等,即使那并不影响最终的财务报表。

在拍卖这类数据的时候,要从知情系统的逻辑关系出发,寻求数据的平衡,精晓怎么样应该删除、哪些相应联合、哪些相应系数。理解什么接纳是最佳功夫。

 

数量生命周期管理

由来,整个ERP项目上线从前的多少准备公布成功。但作为一个完完全全的系统,上线还只是ERP应用的始发。相比较后期的痛苦,上线后保持数据的“纯洁”更突显至关紧要。所谓“打天下难,守天下更难”。在数额从发生到没有的所有生命周期中,保持数据的准头、时效性是一项长时间的工作。在系统运行期间,还要形成以下几点:

-创建专门的编码维护单位,依照编码规则添加新的编码。

-上线后,需要对有的业务流程和操作规程调整,以适应系统内的数量流转。

-应用管理员及时处理系统中的非常数据。

机械厂,-定期对数据备份,确保数量全体,在产出数量灾难时可以过来到目前一个数据点,最大限度地收缩损失。

-清理垃圾数据和曾经失效的数码。

-依据工作和管理的需要,扩大新的多寡项或者变更原数据定义等。

 

保证数据质地的办法

数据质料是数码的生命,因为错误的多少没有其余具体的含义,反而是系统不能上线或者掉线的导火索。保证数据质地是绵绵要做的工作。在这地方,经验更显可贵,不过我们还可以探询出一些成型的方法:

在上线前做多少搜集时,要事先做好下发布格。要是数据量较少,可以用Excel模板做报表,并锁定不允许修改的片段,以利于汇总、排序。假如数据量相比大,最好另编一个小程序,以活动控制重复的多少,同时方便同步检查。

在上线时,先通过管制艺术收缩期初数据量,再对每一条期初数据都要力保准确。要尽早对账,因为越晚对账数据的距离越大,越难对得上。

在上线后,要从管住上严刻要求业务处理与数码录入同步举行,无法积压单据五遍性补录。

办好以上几点,可以决定住多少质地。但无论如何努力,数据都不大可能百分白的确切。我们所谈的多少标准是指多少的错误率控制在能够接受的范围以内,并逐渐求精。公司要有一套高效的管理制度保证及时发现并拍卖数量差距。在ERP实施期间,集团要为数据的损失做好“买单”的备选,有时重复工作是不可逆转的,也可能会因处理账实不符而需要财务费用。在ERP应用期间,长时间的对不上账,只倘诺控制在界定之内,就可以接受,俗话说“一段浊水、一段清水”,只要坚定不移从严管制和定期审查,数据质地高效就会增高。

咨询公司有一套数据质料的评估情势,在系统运转一段时间后做多少评估是增进多少质料必不可少的劳作。实际上,不少集团经过数据评估,往往可以察觉从前所忽视的田间管理上的题目,经过几轮调整后,店铺推行ERP的职能就体现出来了。

 

总结

影响一个ERP项目标元素有广大,数据无疑是里面很重点的一项,正所谓“正确的确诊源于准确的音讯,准确的信息按照可靠的采集”,当我们抓住数据那些基础,大处着眼,小处初步的时候,我们距离ERP成功的光阴就不会太远。

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